Työhakemuksen vahvistusviesti, joka jäi mieleeni 13 vuodeksi

Hyvä hakija,

Olemme saaneet xxx tehtävään poikkeuksellisen paljon hakemuksia ja rekrytointiprosessimme ovat tällä hetkellä tavallista hitaampia. Tilanne on kuitenkin vähitellen palautumassa normaaliksi, mutta vastausten käsittelyssä on edelleen viivettä.

Tavoitteenamme on vastata kaikkiin hakemuksiin viikon kuluessa. Viime aikoina vastausaika on kuitenkin ollut keskimäärin 3–4 viikkoa. Pyrimme käsittelemään hakemuksesi mahdollisimman pian, mutta tällä hetkellä vastausta voi joutua odottamaan noin 2–3 viikkoa.

Odotellessasi voit halutessasi tutustua blogikirjoitukseemme, jossa kerromme vinkkejä onnistuneen työhakemuksen tekemiseen:

https://yritys.fi/tyohakemuksen...

Kiitos kärsivällisyydestäsi ja mukavaa päivänjatkoa!

Ystävällisin terveisin,

[Nimi]

Lähetin avoimen hakemuksen yritykseen marraskuussa 2013. Tämä vahvistusviesti saapui sähköpostiini saman päivän aikana.

Miksi tämä vahvistusviesti oli hyvä?

Koska siinä kerrottiin rehellisesti, mitä on tapahtunut, miksi käsittely viivästyy ja milloin hakija voi odottaa saavansa vastauksen. Lisäksi hakijalle tarjottiin hyödyllistä sisältöä odotusajaksi.

Hyvä hakijakokemus ei aina vaadi monimutkaisia järjestelmiä tai pitkiä viestejä. Joskus riittää, että hakijalle kerrotaan mitä seuraavaksi tapahtuu.

Kun kirjoitin tämän tekstin ensimmäisen kerran yli kymmenen vuotta sitten, pidin tätä vahvistusviestiä poikkeuksellisen hyvänä. Valitettavasti sama havainto pätee edelleen vuonna 2026.

Mitä työnantajat voivat oppia tästä?

Hyvä hakijakokemus ei synny pelkästään rekrytointiprosessin lopputuloksesta. Se alkaa jo työpaikka ilmoituksesta, jatkuen ensimmäiseen viestiin, jonka hakija yritykseltä saa.

Tässä esimerkissä työnantaja teki kolme asiaa oikein.

1. Hakemus kuitattiin vastaanotetuksi

Hakijan ei tarvinnut jäädä pohtimaan, saapuiko hakemus perille vai katosiko se järjestelmään.

2. Tilanteesta kerrottiin avoimesti

Yritys kertoi rehellisesti, että hakemuksia oli tullut paljon ja että käsittelyssä oli viivettä. Hakija ymmärtää yleensä tilanteen, kun hänelle kerrotaan siitä.

3. Odotukset asetettiin oikein

Sen sijaan, että viestissä olisi luvattu nopeaa vastausta, hakijalle kerrottiin realistinen arvio käsittelyajasta. Tämä vähentää turhautumista ja tarpeettomia yhteydenottoja.

Kyse ei ollut pitkästä tai monimutkaisesta viestistä. Kyse oli siitä, että hakijalle kerrottiin mitä seuraavaksi tapahtuu. 

Yllättävän moni työnantaja epäonnistuu edelleen juuri tässä.